Giải pháp bảo hành điện tử toàn diện
I – Khởi tạo hệ thống bảo hành
1. Đăng ký sử dụng e-Warranty:
Để đăng ký sử dụng phần mềm Quản lý bảo hành e-Warranty bạn làm theo 5 bước sau:
- Bước 1: Bạn vào trang chủ của e-Warranty theo đường link: https://ewarranty.vn/
- Bước 2: Bạn kích vào Bắt đầu miễn phí
- Bước 3: Màn hình Tạo tài khoản e-Warranty hiện ra, bạn điền thông tin theo form mẫu.
- Bước 4:Bạn điền đầy đủ thông tin cá nhân bao gồm:
- Số Điện thoại (tên tài khoản đăng nhập)
- Mật khẩu (Bắt buộc có kí tự viết hoa,số, viết thường và ký tự đặc biệt)
- Họ và tên (Tên công ty)
- Email: Email nhận thông tin ưu đãi của khách hàng
- Tên website bảo hành (Quý khách điền thông tin website sử dụng quản trị và cho người tiêu dùng sử dụng) – Tối đa 50 ký tự không dấu, viết liền.
- Sau đó kích Đăng ký.
- Bước 5: Màn hình hiển thị thông báo “Chúc mừng bạn đăng ký thành công”. Bạn kiểm tra và ghi nhớ thông tin đã đăng ký. Kích Bắt đầu kinh doanh để chuyển sang màn hình đăng nhập và sử dụng phần mềm.
Như vậy, e-Warranty đã thực hiện xong phần hướng dẫn Đăng ký sử dụng phần mềm e-Warranty.
Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài tư vấn sử dụng, tổng đài hỗ trợ phần mềm 094 515 2826 hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: baohanh@bluesea.vn để được hỗ trợ và giải đáp.
Chúc Quý khách thành công!
II – Đăng nhập hệ thống bảo hành
Hướng dẫn Đăng nhập
Để đăng nhập và sử dụng phần mềm quản lý bán hàng e-Warranty bạn làm theo cách sau:
- Bước 1: Bạn gõ trực tiếp tên website.ewarranty.vn đã đăng ký vào trình duyệt.
Ví dụ: bls.ewarranty.vn. Màn hình trang chủ hiện lên, đây là giao diện người tiêu dùng sẽ tương tác với hệ thống bảo hành của Quý đối tác.
- Bước 2: Bạn kích vào Đăng nhập
Màn hình Đăng nhập e-Warranty hiện ra, bạn nhập thông tin Username là số điện thoại bạn đã đăng ký và mật khẩu đã đăng ký trước đó.
Như vậy, e-Warranty đã thực hiện xong phần hướng dẫn Đăng nhập.
Mọi thắc mắc xin liên hệ tổng đài tư vấn sử dụng, tổng đài hỗ trợ phần mềm 094 515 2826 hoặc email cho chúng tôi tại địa chỉ: baohanh@bluesea.vn để được hỗ trợ và giải đáp.
III – Cấu hình website cho người dùng cuối
Hướng dẫn sử dụng Thiết lập Website sử dụng
Nhằm đưa thương hiệu của Quý khách đến tay người tiêu dùng, e-Warranty hỗ trợ các cấu hình về màu sắc, hình ảnh, thông tin công ty.
- Bước 1: Để thiết lập “Website”, tại Menu trái (1), bạn chọn “Tài khoản” (2)
- Bước 2: Kích vào “Cấu hình” để vào giao diện Nhập các thông tin về công ty mình như địa chỉ liên hệ, Logo, mã màu nhận diện thương hiệu, banner
- Bước 3: Ấn cập nhập để lưu thông tin cấu hình.
- Bước 4: Kiểm tra lại giao diện website
IV - Thiết lập sản phẩm
Hướng dẫn sử dụng Thiết lập Sản phẩm
Hệ thống hỗ trợ bật sẵn những chức năng cơ bản nhất cho người dùng. Người dùng có thể tùy chỉnh tính năng để phù hợp với mục đích sử dụng.
- Bước 1: Để thiết lập hệ thống “Sản phẩm”, tại Menu trái (1), bạn chọn Thiết lập Cấu hình sản phẩm (2)
- Bước 2: Kích “Thương hiệu” để cấu hình:
Quý khách ấn Thêm mới và điền theo form để tạo các dòng Thương hiệu của Công ty mình.
- Bước 3: Kích “Phân loại” để cấu hình:
Quý khách ấn Thêm mới và điền theo form để tạo các dòng Thương hiệu của Công ty mình.
- Bước 4: Kích “Model sản phẩm” để cấu hình:
Quý khách ấn Thêm mới và điền theo form để tạo các Model dòng sản phẩm của Công ty mình tương ứng với Thương hiệu và Loại sản phẩm.
Bổ sung phần hình ảnh và thông số cho mỗi dòng sản phẩm (model) để khách hàng có thông tin khi truy xuất thông tin sản phẩm qua e-Warranty bằng cách kích vào icon bên phải
Sau khi cấu hình xong, thông tin truy xuất của người dùng cuối sẽ hiển thị truy cập tên miền của Quý khách tenmien.ewarranty.vn/kich-hoat
- Bước 5: Tạo mã kích hoạt theo Model sản phẩm, 1 Model có nhiều mã để người tiêu dùng sử dụng kích hoạt, tra cứu hoặc yêu cầu bảo hành
Quý khách điền thông tin theo form gợi ý sau đó ấn Tạo Mã, hệ thống sẽ tự động sinh ra cho quý khách theo “Số lượng mã” danh sách Mã kích hoạt theo quy cách đã điền với Model tương ứng.
- Bước 6: Quản lý Mã kích hoạt (mã bảo hành):
Sau khi tạo mã ở bước 5, hệ thống sẽ lưu thông tin mã kích hoạt trong Menu Mã bảo hành.
Mỗi mã bảo hành sẽ có trạng thái:
- Mới tạo: tồn kho
- Chờ kích hoạt: Đã xuất cho Đại lý/NPP
- Kích hoạt: sản phẩm đã đến tay người dùng được kích hoạt bảo hành “chính hãng”.
Bên cạnh đó Quý khách có thể tải dữ liệu cũ của Quý khách qua file excel để cập nhập vào hệ thống qua chức năng Upload.
Tải File mẫu về
Nhập thông tin theo Template cung cấp:
Xuất file để lưu trữ dữ liệu, làm báo cáo.
Kích hoạt để kích hoạt số lượng lớn qua file excel.
V - Thiết lập bảo hành
Hướng dẫn sử dụng Thiết lập Quản lý bảo hành, sửa chữa
Bước 1: Để thiết lập quản lý “Bảo hành”, tại Menu trái (1), bạn chọn Thiết lập Cấu hình bảo hành (2):
Bước 2: Kích vào Menu Phân loại để Cấu hình phân loại Bảo hành.
Quý khách kích Thêm mới và điền theo form để tạo các Phân loại Bảo hành như: Bảo hành, Tính phí, Lắp đặt… theo nhu cầu của Quý khách.
Bước 3: Kích vào Menu “Nhóm lỗi” để Cấu hình “Nhóm lỗi Bảo hành”
Quý khách kích Thêm mới và điền theo form để tạo các Nhóm lỗi sử dụng trong quá trình bảo hành, nhằm chuẩn hoá thông tin cho KTV khi xử lý phiếu bảo hành
Bước 4: Kích vào Menu “Giá dịch vụ” để cấu hình chi phí bảo hành
Quý khách kích Thêm mới và điền theo form để tạo các phí dịch vụ trong quá trình bảo hành, nhằm giúp cho Kỹ thuật viên, trạm bảo hành, nắm bắt được chi phí sửa chữa cho các ca bảo hành, và minh bạch chi phí.
Bước 5: Kích vào Menu “Giá di chuyển” để cấu hình chi phí.
Quý khách kích Thêm mới và điền theo form để tạo các phí di chuyển trong quá trình Kỹ thuật viên, trạm uỷ quyền đi xử lý các bảo hành tại nhà, hoặc đi lấy thiết bị về bảo hành, nhằm giúp cho Kỹ thuật viên, trạm bảo hành, nắm bắt được chi phí di chuyển cho các ca bảo hành, và minh bạch chi phí.
Bước 6: Xử lý ca bảo hành.
Khi nhận được các ca bảo hành được tạo bởi người dùng cuối, hoặc bộ phận bảo hành, chăm sóc khách hàng sẽ tạo được các ca có trạng thái là Mới tạo.
Người dùng cuối tạo phiếu bảo hành từ trang chủ của Quý khách: tenmien.ewarranty.vn/bao-hanh
Các ca bảo hành bao gồm các thông tin:
- Trạng thái xử lý
- Mã phiếu được tạo tự động
- Thông tin khách hàng
- Mô tả sản phẩm lỗi
- Phân loại phiếu
- Phân loại bảo hành
- Kênh tiếp nhận
- Thời gian tạo
- Thông tin sản phẩm
- Thao tác Sửa/Xoá
Để Chăm sóc khách hàng hoặc bộ phận Bảo hành tạo ca bằng cách kích vào Tạo mới và điền thông tin theo form cung cấp:
Để xử lý chi tiết ca bảo hành, Quý khách ấn vào icon bên phải để vào màn xử lý chi tiết:
Quản trị viên có thể thao tác chọn trạm bảo hành xử lý, chọn kỹ thuật viên xử lý, thông tin hình ảnh lỗi, các chi phí xử lý ca bảo hành, thông tin linh kiện xử lý ca bảo hành.
Để đóng ca QTV kích nút "Hoàn thành" để hoàn thành ca, hoặc sử dụng các nút khác để xử lý.
VI - Thiết lập Linh kiện sửa chữa
Hướng dẫn sử dụng Thiết lập Linh kiện
Bước 1: Để thiết lập quản lý “Linh kiện”, tại Menu trái (1), bạn chọn Thiết lập Linh kiện (2):
Bước 2: Quý khách kích vào Tổng kho để nhập tồn danh mục Linh kiện sửa chữa:
Bước 3: Quý khách kích vào Nhập hàng để nhập danh mục và thông tin linh kiện vào hệ thống theo file mẫu.
Bước 4: Điều chuyển linh kiện cho trạm và kỹ thuật viên
Có 2 cách để nhận linh kiện.
Cách 1: Kỹ thuật viên tạo phiếu đề xuất linh kiện theo mẫu
Cách 2: Thủ kho linh kiện điều chuyển linh kiện cho kỹ thuật viên hoặc trạm bảo hành uỷ quyền.
Ấn icon "dấu cộng" để chọn các linh kiện cần đề xuất hoặc điều chuyển.
VII - Thiết lập Tồn kho sản phẩm
Hướng dẫn sử dụng Tồn kho sản phẩm
Bước 1: Để thiết lập quản lý “Tồn kho Sản phẩm”, tại Menu trái (1), bạn chọn Kho hàng (2):
Bước 2: Kích vào Danh sách kho để cấu hình danh sách kho
Quản trị viên kích tạo mới và điền thông tin theo form để thêm thông tin kho
Bước 3: Nhập hàng tồn
Bước 4: Xuất hàng
VIII - Cấu hình tài khoản
Hướng dẫn sử dụng Cấu hình tài khoản
Bước 1: Để thiết lập “Tài khoản”, tại Menu trái (1), bạn chọn Tài khoản (2):
Bước 2: Kích vào “User” để vào giao diện quản lý tài khoản
Bước 3: Kích Tạo mới để thêm các tài khoản quản trị cho hệ thống
Bước 4: Để các tài khoản truy cập được vào hệ thống, người dùng truy cập vào đường link đã tạo: tenmien.ewarranty.vn để đăng nhập.
IX - Danh mục thống kê báo cáo
e-Warranty cung cấp các thống kê báo cáo bằng cách xuất ra file excel hoặc các biểu đồ trên hệ thống, giúp cho Quản trị viên có giao diện trực quan theo thời gian thực tình hình bảo hành của công ty.
Và còn nhiều báo cáo để đáp ứng nhu cầu của Quý khách.
X - Kết nối phần mềm - tiện ích khác
Nhằm đáp ứng nhu cầu đồng bộ dữ liệu của Quý khách về việc sử dụng các phần mềm khác nhau, e-Warranty đã đáp ứng các cấu hình Add-on cho các phần mềm ERP, CRM hiện nay như Kiotviet, Pops, Getflight…
Bên cạnh đó e-Warranty hướng dẫn Quý khách tích hợp các tiện ích khác nhằm đưa thông tin đến người tiêu dùng như gửi thông tin khi kích hoạt bảo hành thành công, tiếp nhận các ca bảo hành, hoàn thành các ca bảo hành qua nền tảng SMS Brandname, ZNS của Zalo.
XI - Nâng cấp gói sử dụng
Để sử dụng dịch vụ Quý khách có thời gian trải nghiệm hệ thống, sau khi hết thời gian trải nghiêm, e-Warranty sẽ hiên thị thông tin nâng cấp gói sử dụng, hoặc Quý khách có thể chủ động thanh toán hoặc liên hệ bộ phận Kinh doanh của e-Warranty hỗ trợ.
Cách tự động nâng cấp gói như sau:
Bước 1: Từ menu đầu trang truy cập “Nâng cấp gói dịch vụ”
Bước 2: Chọn gói phù hợp với mô hình kinh doanh của Quý khách: Cửa hàng/Đại lý hoặc Doanh nghiệp – NPP.
Bước 3: Chọn các gói sử dụng dịch vụ:
Bước 4: Chọn thời gian sử dụng gói dịch vụ
Bước 5: Chọn các gói mua thêm như số lượng tài khoản, mã cào.. (Không bắt buộc vì các gói đã có sẵn số lượng ở phần Thông tin tài khoản.
Bước 6: Chọn Thanh Toán
Bước 7: Sang giao diện thanh toán qua kênh thanh toán VNPAY
Bước 8: Kiểm tra lại thông tin đơn hàng và kích Thanh toán
Bước 9: Thanh toán
Bước 10: Thanh toán thành công, Quý khách vui lòng đăng xuất tài khoản và vào lại, check thông tin gói đang sử dụng
